Integritetspolicy för AWTO Underlag

Senast uppdaterad: 8 november 2026

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

AWTO Electronics AB, organisationsnummer 559351-2899, Videvägen 23, 783 32 Säter, Sverige, tillhandahåller AWTO Underlag och AWTO Simplicitas.

AWTO ansvarar för sin behandling av kontoadministration, säkerhet och support. När ett kundföretag använder tjänsten för sin bokföring är kundföretaget normalt personuppgiftsansvarigt för personuppgifterna i sina underlag, leverantörsregister och bokföring. AWTO behandlar då dessa uppgifter för kundföretagets räkning och enligt dess instruktioner. Sådan behandling ska regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

2. Vilka uppgifter behandlas?

• Kontouppgifter: organisationsnummer, användarnamn, företagstillhörighet och identifierare för ditt konto och dina inloggningssessioner. Ett organisationsnummer för en enskild näringsidkare kan vara en personuppgift.
• Bilder och dokument: de bilder du fotograferar eller väljer, sammanställda PDF-filer, filuppgifter och anteckningar.
• Ekonomiska uppgifter: exempelvis leverantör, inköps- och fakturadatum, fakturanummer, belopp, moms, kostnadskonto, betalningskonto och projekt som hör till ett underlag.
• Sökningar: sökord som du anger i appens registerval skickas till AWTO:s server för att hitta matchande leverantörer, konton, projekt eller dokument i ditt företag.
• Säkerhets- och driftuppgifter: IP-adress och tidpunkt vid misslyckade inloggningsförsök, enhetsbenämning som ”iPhone” eller ”Android”, sessioners giltighet och tekniska felmeddelanden som behövs för driften.
• Supportuppgifter: de kontaktuppgifter och meddelanden du själv lämnar när du kontaktar oss.

Appen begär inte din position och laddar bara upp bilder som du själv fotograferar eller väljer. Bildmetadata av typen EXIF tas bort före uppladdningen. Undvik att lägga till personuppgifter som inte behövs för företagets underlag.

3. Varför behandlas uppgifterna?

Uppgifterna används för att logga in dig, avgränsa åtkomsten till rätt företag, spara och visa underlag, skapa PDF-filer, hantera dokument och bokföringskopplingar, ge support samt skydda tjänsten mot fel och obehörig åtkomst.

För AWTO:s egen behandling används avtal när behandlingen behövs för ett avtal med dig, eller berättigat intresse av att administrera kundrelationen, ge support och upprätthålla säker drift. Lagstadgade skyldigheter kan också kräva viss behandling. Kundföretaget ansvarar för den rättsliga grunden för sina egna bokföringsuppgifter och instruktioner till AWTO.

AWTO använder inte appens uppgifter för riktad reklam, annonsspårning eller försäljning till datahandlare. Appen innehåller inga av AWTO införda reklam- eller användaranalysverktyg.

4. Var lagras uppgifterna och vem har åtkomst?

Underlag och kontouppgifter lagras i AWTO:s egen driftmiljö. Behöriga användare i det företag som underlaget tillhör kan komma åt det. AWTO:s systemansvariga kan behöva åtkomst för drift, säkerhet, support och återställning.

Krypterade säkerhetskopior lagras separat från den aktiva servermiljön på lagring som AWTO kontrollerar. Underlagen skickas inte till en extern molnbackup genom denna backuprutin.

Frivillig AI-tolkning av underlag

AI-tolkning via OpenAI introduceras först för uttryckligen godkända användare och företag. Ett nytt konto eller en ny företagsbehörighet aktiverar inte AI-tolkning. Övriga användare använder lokal OCR och kan alltid fylla i uppgifterna manuellt.

Efter medgivande skickas bilder av det valda kvittot eller fakturan till OpenAI:s API för förslag på leverantör, datum, nummer, belopp, moms och öresavrundning. Bilderna kan innehålla personuppgifter och behandlas utanför Sverige, även utanför EU/EES. Inga inloggningsuppgifter, kontoplaner, reskontror eller andra företags register skickas för tolkningen. Bokföring, reskontror och sparade original ligger kvar i AWTO:s driftmiljö i Sverige.

API-uppgifter används inte för modellträning om inte särskild delning aktiveras; AWTO aktiverar inte sådan delning. AWTO begär att API-svaren inte sparas som applikationshistorik. OpenAI kan ändå behålla innehåll i säkerhetsloggar i upp till 30 dagar, eller längre i särskilda fall enligt sina villkor. Se OpenAI:s information om databehandling. Detta är inte en garanti om omedelbar radering hos OpenAI.

Du granskar och godkänner förslagen före fortsatt hantering. Tolkningen bokför inte automatiskt. Kontakta henrik@awto.se för att återkalla medgivandet; därefter används lokal OCR eller manuell registrering. En återkallelse tar inte bort tidigare underlag eller bokföringsuppgifter.

E-postkontakt med AWTO hanteras i vår e-posttjänst hos STRATO. Apple hanterar distribution via App Store och TestFlight. Google hanterar distribution för Android via Google Play. Dessa företag hanterar även eventuell diagnostik enligt sina egna villkor och sin integritetsinformation. Tjänsteleverantörer får bara användas för relevanta ändamål och med det dataskydd som krävs. Uppgifter kan också behöva lämnas ut när lag eller ett giltigt myndighetsbeslut kräver det.

Om en ny drift- eller lagringsleverantör anlitas, eller en behandling innebär överföring utanför EU/EES, ska mottagare och tillämpliga skydd bedömas innan förändringen införs och denna information uppdateras.

5. Hur skyddas uppgifterna?

Appens kommunikation med AWTO:s server använder HTTPS. Servern kontrollerar inloggning och företagstillhörighet. Inloggningssessioner på iPhone lagras i iOS nyckelring. På Android används krypterad lagring med plattformens säkra nyckelhantering. Lösenordet används vid inloggningen och sparas inte av appen som en del av sessionen.

Åtkomsten till drift och säkerhetskopior begränsas. Backupen krypteras med en separat nyckel. Återställningsprov omfattar kontrollsummor, filarkiv och återläsning av databasen i en isolerad provmiljö, utan att skriva över den aktiva tjänsten.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

• Inloggningsförsök: poster äldre än sju dagar gallras vid den dagliga underhållskörningen.
• Driftloggar: serverns containerloggar roteras efter storlek, med högst tre loggfiler om 10 MB per container. Dessa loggar har ingen bestämd lagringstid i dagar.
• Säkerhetskopior: tas dagligen när backupenheten är tillgänglig. Vid lyckad backup gallras äldre AWTO-backupversioner så att en rullande historik på 30 dagar behålls. Den senast skapade kopian behålls även om backupenheten varit frånkopplad. Återställningsprov görs vid den första lyckade backupen varje månad.
• Konton och sessioner: behandlas så länge de behövs för åtkomst, kundrelation, säkerhet och hantering av avslut. Kontakta AWTO om ditt konto ska avslutas eller uppgifter behöver rättas eller tas bort.
• Underlag och bokföringsuppgifter: sparas efter företagets behov, instruktioner och tillämpliga bevarandekrav. Ett underlag raderas inte automatiskt för att det har status ”utkast”, ”kopplat” eller ”bokfört”. Även ett ännu inte bokfört underlag kan vara räkenskapsinformation.
• Supportmeddelanden: sparas så länge de behövs för ärendet och nödvändig uppföljning. Därefter ska uppgifterna raderas eller begränsas, om inget annat bevarandekrav gäller.

Räkenskapsinformation ska normalt bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Andra regler kan kräva längre bevarande. Kundföretaget ansvarar för att bedöma vilka handlingar som ska bevaras och att de går att komma åt under bevarandetiden. Läs mer hos Bokföringsnämnden.

Backupens 30-dagarshistorik ersätter inte bokföringens bevarandekrav. Uppgifter som tas bort ur den aktiva tjänsten kan finnas kvar i äldre krypterade kopior tills dessa gallras. Vid en återställning ska tidigare beslutade rättelser och raderingar beaktas på nytt.

7. Dina rättigheter och val

Du kan begära information om behandlingen, tillgång till dina personuppgifter och rättelse. Du kan också ha rätt till radering, begränsning, dataportabilitet och att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Rättigheterna beror på behandlingen och begränsas bland annat av lagstadgade bevarandekrav.

För uppgifter i ett kundföretags underlag kontaktar du i första hand företaget. AWTO hjälper till med frågor som rör vår behandling. Skriv till henrik@awto.se och beskriv vad din begäran gäller. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan uppgifter lämnas ut eller ändras. Skicka inte lösenord i e-post.

Kamera- och bildbehörigheter kan ändras i telefonens inställningar. Utloggning avslutar appens session och tar bort dess sparade inloggning, men raderar inte företagets underlag. Appen innehåller ingen funktion för att registrera ett nytt användarkonto.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

8. Ändringar och kontakt

När behandlingen förändras uppdaterar vi policyn. Datumet överst visar vilken version du läser. Vid väsentliga ändringar behöver berörda användare informeras på ett lämpligt sätt.

AWTO Electronics AB
Videvägen 23
783 32 Säter, Sverige
Organisationsnummer 559351-2899
henrik@awto.se